Zatrudniasz pracownika sprawdź swoje obowiązki - Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (262) z dnia 10.02.2010

Dokumenty przekazywane do ZUS przez pracodawcę w celu wypłaty zasiłków

Zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA

Dowodem stwierdzającym czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, lub pobytu w szpitalu jest zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione przez lekarza upoważnionego przez ZUS do orzekania o czasowej niezdolności do pracy, na formularzu ZUS ZLA. Zaświadczenie to pracownik jest obowiązany dostarczyć pracodawcy nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Niedopełnienie tego obowiązku powoduje obniżenie o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego pracodawcy (chyba że opóźnienie nastąpiło z przyczyn niezależnych od pracownika). Obniżenie, o którym mowa, nie obejmuje wynagrodzenia chorobowego.

Ponieważ za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie powyżej 33 dni (odpowiednio powyżej 14 dni) w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje prawo do zasiłku chorobowego za zasadach określonych w ustawie zasiłkowej, pracodawca nieupoważniony do wypłaty zasiłków, niezwłocznie przekazuje zaświadczenie lekarskie do ZUS wraz z pozostałą dokumentacją (omówioną dalej), podając datę dostarczenia tego zaświadczenia przez pracownika.

Zaświadczenia lekarskie orzekające o niezdolności do pracy trwającej przez okres pierwszych 33 dni (14 dni) w roku kalendarzowym pozostają u pracodawcy.
 

Przypomnijmy, że w przypadku gdy zaświadczeniem lekarskim ZUS ZLA została orzeczona konieczność sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub chorym członkiem rodziny (tj. lekarz wypełnił pola 15 i 16), pracownikowi za ten okres przysługuje zasiłek opiekuńczy - o ile spełnia wymogi określone w ustawie zasiłkowej niezbędne do nabycia prawa do tego zasiłku. Zaświadczenie to pracodawca przekazuje do ZUS również wówczas, gdy pracownik nie wykorzystał jeszcze limitu 33 dni (14 dni) wynagrodzenia chorobowego.

Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3

Pracodawca nieuprawniony do wypłaty zasiłków oprócz zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA przedkłada w ZUS zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3. Dla ubezpieczonych niebędących pracownikami (np. zleceniobiorców) pracodawca przedkłada zaświadczenie na druku ZUS-3a. W zaświadczeniu tym podaje m.in. informacje o wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

W sytuacji gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości, wynagrodzenie to należy wykazać w kolumnie 6 tabeli zamieszczonej w pkt 8, w pełnej wysokości określonej w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, bez pomniejszania o kwoty składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika.  

• w sierpniu 2009 r. z obowiązujących 20 dni przepracował tylko 2 dni - wynagrodzenie za ten miesiąc nie zostało uwzględnione w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych,

• we wrześniu 2009 r. z obowiązujących 22 dni roboczych przepracował 14 dni (tj. więcej niż połowę obowiązującego w tym miesiącu czasu pracy) - wynagrodzenie za ten miesiąc zostało uwzględnione w podstawie wymiaru po uzupełnieniu.

Podstawę wymiaru świadczeń chorobowych stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od stycznia do grudnia 2009 r. z wyłączeniem wynagrodzenia za sierpień 2009 r. Pracodawca wypełnił zaświadczenie ZUS Z-3 według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 (strony 75-78).

Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne (np. godzinowe, akordowe, prowizyjne), należy je wykazać w kolumnie 7 tabeli zamieszczonej w pkt 8. W kolumnie tej wykazuje się również takie składniki wynagrodzenia jak: premie, nagrody i dodatki, pomniejszane proporcjonalnie za okres pobierania zasiłku - ZUS uwzględni je w podstawie wymiaru po uprzednim uzupełnieniu.

Jeżeli pracownik otrzymuje także składniki wynagrodzenia pomniejszane za okres pobierania zasiłku w sposób inny niż proporcjonalny (np. kwotowo, procentowo) oraz wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (wraz z dopłatami), wykazuje się je w kolumnie 8 tabeli zamieszczonej w pkt 8. Składniki te zostaną przyjęte przez ZUS do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej.  

• 20% - jeżeli niezdolność do pracy nie przekroczyła 3 miesięcy,

• 50% - jeżeli niezdolność do pracy trwała powyżej 3 miesięcy, ale nie przekroczyła 6 miesięcy,

• 100% - jeżeli niezdolność do pracy przekroczyła 6 miesięcy.

W 2009 r. pracownik chorował 5 dni w kwietniu, 7 dni w lipcu i 3 dni w październiku. Ponieważ pomiędzy poszczególnymi okresami pobierania świadczeń chorobowych występowały przerwy trwające krócej niż 3 miesiące kalendarzowe, podstawę wymiaru świadczeń stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od kwietnia 2008 r. do marca 2009 r. oraz 1/12 nagrody rocznej wypłaconej w styczniu 2008 r. za 2007 r. (to samo, które przyjęto dla obliczenia świadczeń chorobowych w kwietniu, lipcu i październiku 2009 r.). W miesiącach, za które wynagrodzenie przyjęto do ustalenia podstawy wymiaru, pracownik chorował przez 3 dni w maju 2008 r. i 5 dni w czerwcu 2008 r.

Pracodawca wypełnił zaświadczenie ZUS Z-3.

Wniosek o wypłatę zasiłku opiekuńczego ZUS Z-15

Formularz ten stanowi wniosek do uzyskania zasiłku opiekuńczego. Należy go przedłożyć każdorazowo przy ubieganiu się o wypłatę tego zasiłku. Do formularza dołącza się inne odpowiednie dowody (wymienione poniżej), dokumentujące prawo do zasiłku opiekuńczego za dany okres oraz zaświadczenie pracodawcy na druku ZUS Z-3. Zaświadczenie to wypełnia się na takich samych zasadach jak przy przekazywaniu do ZUS wniosku o wypłatę zasiłku chorobowego.

Wyjaśnijmy, że zasiłek opiekuńczy przysługuje pracownikowi zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad:

• zdrowym dzieckiem w wieku do ukończenia 8 lat w określonych ustawą przypadkach,

• chorym dzieckiem w wieku do ukończenia 14 lat,

• innym chorym członkiem rodziny.

Prawo do zasiłku opiekuńczego przyznawane jest, w zależności od sytuacji, na podstawie:

• decyzji właściwego inspektora sanitarnego, wydanej na podstawie odrębnych przepisów - w przypadku izolacji dziecka z powodu podejrzenia o nosicielstwo zarazków choroby zakaźnej,

• zaświadczenia wystawionego na zwykłym druku przez lekarza upoważnionego przez ZUS do wystawiania zaświadczeń lekarskich - w przypadku porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego, stale opiekującego się dzieckiem, jeżeli poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi sprawowanie opieki lub pobytu małżonka ubezpieczonego, stale opiekującego się dzieckiem, w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej,

• formularza ZUS ZLA - w razie sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem lub nad innym chorym członkiem rodziny,

• oświadczenia ubezpieczonego składanego w pkt 6 druku ZUS Z-15, na udokumentowanie faktu pozostawania z chorym członkiem rodziny we wspólnym gospodarstwie domowym,

• oświadczenia ubezpieczonego przedłożonego w formie pisemnej - na udokumentowanie faktu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza zdrowe dziecko w wieku do lat 8.

W celu wypłaty zasiłku opiekuńczego przysługującego pracownikowi-ojcu dziecka (lub innemu ubezpieczonemu członkowi najbliższej rodziny), przysługującego w wymiarze do 8 tygodni (56 dni) za czas, w którym matka dziecka uprawniona do urlopu macierzyńskiego wymaga opieki szpitalnej ze względu na stan zdrowia uniemożliwiający jej sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem, należy przedłożyć:

• zaświadczenie lekarskie o okresie pobytu ubezpieczonej - matki dziecka w szpitalu,

• oświadczenie o pobieraniu przez ubezpieczoną - matkę dziecka zasiłku macierzyńskiego w okresie 8 tygodni po porodzie.

Dowody do wypłaty zasiłku macierzyńskiego

Zasiłek macierzyński przysługuje m.in. ubezpieczonej, która urodziła dziecko w okresie ubezpieczenia chorobowego albo w okresie urlopu wychowawczego. Wypłacany jest przez okres:

• 20 tygodni (140 dni) w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,

• 31 tygodni (217 dni) w przypadku urodzenia dwojga dzieci przy jednym porodzie,

• 33 tygodni (231 dni) w przypadku urodzenia trojga dzieci przy jednym porodzie,

• 35 tygodni (245 dni) w przypadku urodzenia czworga dzieci przy jednym porodzie,

• 37 tygodni (259 dni) w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci przy jednym porodzie.

Co najmniej 2 tygodnie urlopu macierzyńskiego mogą przypadać przed przewidywaną datą porodu. Jeżeli prawo do zasiłku macierzyńskiego powstanie w okresie urlopu wychowawczego, zasiłek macierzyński przysługuje za okres odpowiadający części urlopu macierzyńskiego, która przypada po porodzie, tj. skrócony o 2 tygodnie.

Pracodawca po udzieleniu urlopu macierzyńskiego, przekazuje wypłatę zasiłku macierzyńskiego do ZUS, składając zaświadczenie na druku ZUS Z-3 i umieszczając w nim informację o okresie udzielonego urlopu macierzyńskiego (np. w pkt 13 „uwagi") lub załączając odrębne zaświadczenie o udzielonym urlopie, którego wzór zamieszczamy poniżej.
 

Pracodawca przekazuje do ZUS także wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres:

• urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego udzielonego w razie przyjęcia przez pracownika dziecka na wychowanie i wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie jego przysposobienia, lub w przypadku przyjęcia na wychowanie dziecka w ramach rodziny zastępczej, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej niespokrewnionej z dzieckiem,

• dodatkowego urlopu macierzyńskiego (lub na warunkach urlopu macierzyńskiego),

• urlopu ojcowskiego.

W każdym przypadku, oprócz zaświadczenia o udzielonym urlopie, należy dołączyć wypełnione zaświadczenie na druku ZUS Z-3 (odpowiednio ZUS Z-3a, jeżeli z wnioskiem o zasiłek macierzyński wystąpił np. zleceniobiorca).