Odliczanie nadpłaconego wynagrodzenia z zasiłku chorobowego

Pracownikowi (w wieku 50+) za styczeń 2024 r. wypłacono wynagrodzenie chorobowe za 14 dni oraz wynagrodzenie za pracę, a następnie wpłynęło jego zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 30 stycznia do 2 marca 2024 r. Czy nadpłacone wynagrodzenie (za 2 dni) mogliśmy odliczyć z zasiłku chorobowego przysługującego za luty 2024 r.?

Tak, przy czym wymagało to zgody pracownika.

Za czas niezdolności do pracy z powodu choroby pracownikowi w wieku 50+ przysługuje świadczenie chorobowe, tj. odpowiednio:

wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 14 dni choroby w roku kalendarzowym na podstawie art. 92 K.p., a następnie
zasiłek chorobowy od 15. dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, na zasadach określonych w ustawie zasiłkowej.

Wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym wystąpiła niezdolność do pracy z powodu choroby ulega odpowiedniemu obniżeniu. Jeśli otrzymuje on wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości, zastosowanie ma § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927). Przepis ten stanowi, że w celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, jeżeli za pozostałą część tego miesiąca pracownik otrzymał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

W praktyce zdarza się jednak, że zwolnienie lekarskie, stanowiące podstawę przyznania i wypłaty świadczenia chorobowego, zostaje wystawione już po wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc, co skutkuje jego nadpłatą. Sposób postępowania w razie niezawinionej przez pracodawcę nadpłaty wynagrodzenia reguluje art. 87 § 7 K.p. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Na tego typu odliczenie nie jest wymagana zgoda pracownika, przy czym pracodawca musi jego dokonać tylko w następnym, czyli najbliższym i kolejnym terminie płatności (por. wyrok SN z 12 kwietnia 1996 r., sygn. akt I PRN 32/96). Zdaniem większości autorów, przez poprzedni termin płatności, o którym mowa wyżej, należy rozumieć dzień ostatniej faktycznej wypłaty wynagrodzenia, zatem nie zawsze będzie to dzień przypadający w poprzednim miesiącu kalendarzowym. Jeśli bowiem nie wypłacono w nim wynagrodzenia za pracę, terminem płatności bezpośrednio poprzedzającym będzie dzień z wcześniejszego miesiąca. W razie gdy pracodawca nie dokona odliczenia w tym terminie, bez względu na przyczynę, nadpłaconą kwotę będzie mógł odzyskać tylko za zgodą pracownika, na zasadach określonych w art. 91 K.p.

W praktyce zdarza się, że absencja chorobowa pracownika obejmuje również następny miesiąc (miesiące), za który otrzyma on zasiłek chorobowy.

Ważne: Kwotę nadpłaconego wynagrodzenia za pracę można potrącić z przysługującego pracownikowi zasiłku chorobowego, ale wyłącznie za jego zgodą (por. komentarz ZUS do ustawy zasiłkowej).

Z pytania wynika, że w styczniu 2024 r. doszło do nadpłaty wynagrodzenia za pracę za 2 dni (30 i 31 stycznia), gdyż zwolnienie lekarskie pracownika wpłynęło już po wypłacie za ten miesiąc. Absencja chorobowa trwała przez cały kolejny miesiąc (luty) aż do 2 marca 2024 r. Pracodawca mógł więc dokonać odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia z zasiłku chorobowego wypłacanego za luty 2024 r., jeśli otrzymał na to zgodę pracownika. W razie jej braku, może dokonać odliczenia, bez zgody pracownika, z wynagrodzenia za pracę wypłaconego za marzec 2024 r. (w najbliższym i kolejnym terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę). Późniejsze niż w marcu 2024 r. odliczenie będzie uzależnione od uzyskania pisemnej zgody pracownika. Niezależnie od powyższego w lutym 2024 r. pracownik powinien otrzymać zasiłek chorobowy za 2 dni stycznia 2024 r.

Zwracamy uwagę! Jeśli pracodawca zdecydował o odliczeniu nadpłaconego wynagrodzenia z zasiłku chorobowego za luty 2024 r., skutkowało to koniecznością korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS za styczeń 2024 r. Z kolei odliczenie dokonane w marcu 2024 r. z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę, nie wymagało korekty ww. dokumentów.